Deine Daten, verständlich erklärt.

Wofür HAYO Daten verarbeitet

HAYO verarbeitet die Informationen, die du ihm gibst, sowie die von dir verbundenen Konten, um Aufgaben, Termine und Fristen zu erkennen und deine Aufträge auszuführen. Dazu können Kontodaten, Nachrichteninhalte, Kalenderdaten, Kontakte, Aufgaben und technische Protokolldaten gehören. Inhalte verbundener Postfächer erhält HAYO über IMAP; bei Gmail und den meisten Anbietern stellst du dafür selbst ein App-Passwort bereit; bei Microsoft-Postfächern meldest du dich stattdessen bei Microsoft an, und HAYO sieht dein Microsoft-Passwort nie.

Google-Berechtigungen, die der Code derzeit anfragt

• openid und email identifizieren das verbundene Google-Konto.
• https://www.googleapis.com/auth/calendar liest, erstellt und ändert Kalenderereignisse, die du HAYO bearbeiten lässt.
• https://www.googleapis.com/auth/contacts.readonly liest Google-Kontakte, wenn du das Adressbuch einschaltest.
• https://www.googleapis.com/auth/contacts liest Kontakte und schreibt sie nur nach deiner ausdrücklichen Bestätigung zurück in Google.

Die Anwendung fragt derzeit keine Berechtigung drive.file an.

Microsoft-Berechtigungen, die der Code derzeit anfragt

HAYO fragt sie nur an, wenn du „Mit Microsoft verbinden“ wählst; Microsoft zeigt dir die Liste dann auf der eigenen Anmeldeseite. Kalender und Postfach sind zwei getrennte Microsoft-Ressourcen, deshalb holt HAYO aus deiner einen gespeicherten Anmeldung zwei getrennte, kurzlebige Zugriffstoken.

• openid, email und profile identifizieren das verbundene Microsoft-Konto.
• offline_access hält die Verbindung, bis du sie entfernst, damit du dich nicht bei jeder Nutzung neu anmelden musst.
• https://graph.microsoft.com/User.Read liest dein Basisprofil, um zu bestätigen, welches Konto du verbunden hast.
• https://graph.microsoft.com/Calendars.ReadWrite liest, erstellt und ändert Kalenderereignisse, die du HAYO bearbeiten lässt.
• https://outlook.office.com/IMAP.AccessAsUser.All lässt HAYO dein Postfach per IMAP bei outlook.office365.com mit dem Anmelde-Token (SASL XOAUTH2) statt mit einem Passwort lesen.
• https://outlook.office.com/SMTP.Send lässt HAYO über SMTP bei smtp.office365.com mit demselben Token (XOAUTH2) senden, nur eine Nachricht, die du bestätigt hast.

HAYO fragt keine weitere Microsoft-Mailberechtigung an. Bei einem Firmen- oder Schulkonto muss unter Umständen zuerst die Administration deiner Organisation zustimmen; bis dahin lehnt Microsoft schon bei der Anmeldung ab und es wird nichts verbunden.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Hetzner Online GmbH für Hosting in Falkenstein, Deutschland.
• Meta Platforms Ireland Ltd. für den Nachrichtentransport über die WhatsApp Business Cloud API.
• Anthropic PBC für KI-Verarbeitung über ILlmService; dabei können Daten die EU in Richtung USA verlassen.
• Google für die Calendar API und People API, nur wenn du Google verbindest; die oben genannten Berechtigungen bestimmen den Umfang.
• Microsoft (Graph für den Kalender; Outlook-IMAP und -SMTP für das Postfach), nur wenn du Microsoft verbindest; die obigen Berechtigungen bestimmen den Umfang.
• OpenRouteService / HeiGIT gGmbH für Fahrzeiten, nur wenn die Funktion aktiviert ist; übermittelt werden ausschließlich Start- und Zieladresse.
• Apple (Apple Push Notification service (APNs)), nur wenn du die iOS-App installiert und Mitteilungen erlaubt hast; übermittelt werden dein Geräte-Token und der Text der Mitteilung (Titel und Inhalt, zum Beispiel einer Erinnerung) sowie ein interner Verweis auf die Zielseite in der App.
• Apple iCloud (IMAP, CalDAV, CardDAV), nur wenn du ein iCloud-Postfach, -Kalender oder -Adressbuch mit einem app-spezifischen Passwort verbindest; HAYO ruft dort die von dir freigegebenen Daten ab und schreibt Kontakte nur nach deiner ausdrücklichen Bestätigung zurück.
• Der Web-Push-Dienst deines Browser-Anbieters (Web Push), nur wenn du Browser-Mitteilungen eingeschaltet hast; der Anbieter erhält die Adresse deines Browsers (Endpunkt) und eine verschlüsselte Nachricht, die nur einen Ereigniscode, einen Verweis auf die Zielseite und gegebenenfalls einen Namen enthält.
• OpenRouter, nur bei vom Betreiber von Hand gestarteten Modellvergleichen, bei denen vergangene Gespräche des Kanzlei-Moduls mit einem anderen KI-Modell erneut ausgewertet werden; im normalen Betrieb sendet HAYO nichts an OpenRouter.

Speicherung und Löschung

Sicherungen werden 14 Tage aufbewahrt. Bei einer Kontolöschung löscht der Löschdienst alle personenbezogenen Daten des jeweiligen Kontos. Abgeschlossene Einträge der Eingangswarteschlange werden nach sieben Tagen gelöscht. Kanzlei-Tonaufnahmen werden nach 90 Tagen gelöscht; der Zeitraum beginnt erst, wenn dieses Modul für das Konto wirksam ist. Nachrichten in Organisationen werden nach der von der jeweiligen Organisation gewählten Frist gelöscht (zwischen 1 und 3.650 Tagen). Soweit der Code keine feste Frist erzwingt, speichern wir Daten, bis du sie oder dein Konto löschst.

Deine Rechte und Google-Zugriff

Du hast nach DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Du kannst den Google-Zugriff jederzeit in deinem Google-Konto widerrufen und die Verbindung zusätzlich in HAYO trennen. Danach nutzt HAYO die Verbindung nicht weiter.

Den Microsoft-Zugriff kannst du bei einem privaten Konto in deinem Microsoft-Konto widerrufen (Firmen- oder Schulkonten: Meine Apps) und die Verbindung in HAYO trennen. Nach einem Widerruf rät HAYO nicht: Es sagt dir, dass die Verbindung erneuert werden muss.